Durante la pandemia del coronavirus, las videollamadas han sido una herramienta de comunicación eficiente en la distancia tanto para particulares como para empresas. Según un estudio realizado por expertos de IPSOS, durante el confinamiento el 97% de la población hizo al menos una llamada a través de Internet.

Sin embargo, las videollamadas no son una simple moda pasajera, sino que han llegado para quedarse. Ahora bien, las organizaciones necesitan comenzar el proceso de transformación digital para implantar diferentes recursos tecnológicos que les permitan utilizar las videollamadas con las mejores condiciones de conectividad.

El mercado de sistemas de telefonía en la nube ha crecido de manera exponencial en los últimos años y, de cumplirse con las previsiones, las extensiones en la nube pasarán de 13 millones en 2017 a 26 millones en 2022 en Europa.

Se denomina comunicación corporativa a aquella que proviene de una empresa y se dirige a diferentes públicos. Se puede diferenciar entre comunicación empresarial interna, que tiene un papel muy importante en la eficiencia de la organización, y la comunicación externa, que permite generar una identidad de marca y posicionar los productos y/o servicios en el mercado.

Las nuevas tecnologías han abierto un camino nuevo hacia la digitalización, con herramientas enfocadas a mejorar la comunicación tales como el análisis de datos y la Inteligencia Artificial.

A diferencia de la telefonía tradicional, que se basa en los cables telefónicos, la telefonía en la nube, tal y como su propio nombre indica, está basada en la red y se controla mediante una interfaz web. No requiere de ninguna instalación física, de forma que es una solución excelente para compañías de todos los tamaños y sectores de actividad.

Los servicios en la nube tienen la ventaja de que se configuran y se ponen en funcionamiento en pocos minutos. Además, si los clientes quieren aumentar su capacidad, pueden hacerlo por sí mismos. A esto hay que sumar que se adapta de forma precisa a los objetivos y necesidades de cada compañía.

Por supuesto, la seguridad en las llamadas está garantizada ya que la telefonía en la nube ofrece la posibilidad de cifrar el servicio.

Lo primero y más importante para que una videollamada sea eficiente pasa por tener la capacidad para adelantarse a los imprevistos. Es conveniente que, antes de comenzar una reunión, el responsable testee la plataforma y se asegure de tener a su alcance todos los recursos necesarios para llevar a cabo la comunicación.

La puntualidad es clave en la comunicación tanto interna como externa.

Además, de manera previa a la reunión, conviene probar la cámara y buscar el mejor ángulo. Hay que aparecer lo más centrado posible dentro del plano, logrando una apariencia relajada y natural.

Aunque el mensaje es importante, también hay que prestar especial atención a la localización. Lo más recomendable es que el fondo sea blanco y no aparezcan demasiados elementos decorativos.

Por supuesto, hay que asegurarse de que la conexión a Internet es buena y de que la plataforma está actualizada a la última versión. Son dos aspectos fundamentales para que la reunión no se vea interrumpida por los cortes y planos congelados.

El equipo de Skype indica que para una videollamada básica se necesitan 128 Kbps tanto de subida como de bajada. Sin embargo, la recomendación para poder llevar a cabo una comunicación sin problemas, es contar con, como mínimo, 300 Kbps, mientras que lo aconsejable es que oscile entre 500 y 600 Kbps.

Teniendo esto en cuenta, lo primero que se debe hacer para resolver problemas de conexión de video es saber cuáles son los exquisitos de ancho de banda.

Skype es la herramienta más conocida a nivel global. Una de las principales ventajas que ofrece es que es accesible para los usuarios tanto de Gmail como de Hotmail.

Es gratuita hasta un máximo de 10 participantes y tiene funciones muy interesantes, como la de compartir la pantalla. También cuenta con un chat paralelo para que los participantes puedan hacer anotaciones o compartir enlaces.

Zoom Meeting es una de las herramientas digitales más intuitivas, cuyo uso aumentó de forma notable durante el confinamiento por el Covid-19.

En función del plan contratado, se pueden añadir hasta 1.000 participantes. Las opciones de conferencia son muy amplias, y se pueden hacer llamadas de vídeos, solo con pantalla compartida, solo de audio…